ארכיון יומי: 28 ביולי 2017

4 כלים לעבודה אפקטיבית בצוותים

אחד האתגרים המרכזיים של צוותי עבודה, 
ביניהם גם צוותי ניהול והובלה של אנשים מנוסים ובכירים,
הינו היכולת לקיים שיח אפקטיבי במהלך פגישות מרובות משתתפים.

שלושה מרכיבים חשובים בפגישות מהסוג הזה:
1. אפקטיביות השיחה, התקדמות וקבלת ההחלטות.
2. עומק החשיבה ואיכות הדיון.
3. מידת החיבור וההשתתפות של כלל הנוכחים.

ניתן לפגוש שלושה מצבים נפוצים בקרב צוותים שעובדים ביחד:

מצב א – דיונים "תקועים ומבוזבזים":
זמן ואנרגיה מתבזבזים בפגישות משותפות ללא התקדמות.
לא מתקבלות החלטות ולא מתפתח שום דבר חדש ומשמעותי בדיון

מצב ב – דיונים "מהירים ושטוחים":
לכאורה הדיונים אפקטיביים והחלטות מתקבלות במהירות.
במקרים רבים זה בא על חשבון עומק חשיבה 
ובהסתמך על מספר מצומצם של משתתפים ונקודות מבט.

מצב ג – דיונים "מעמיקים ללא שורות תחתונות":
הדיונים מעמיקים וכוללים נקודות מבט שונות ומגוונות,
אך ללא סגירה של דברים וללא קבלת החלטות.

וישנו גם מצב ד – הרצוי והפחות מצוי בקרב צוותים:
מצב שבו צוותים מצליחים להתקדם (אפקטיביות) ביחד (השתתפות) 
תוך שמירה על איכות דיון גבוהה (עומק חשיבה).

**
להלן ארבעה כלים מעשיים לקידום שיח אפקטיבי, איכותי ומשתף בקבוצה.
הכלים מיועדים לפגישות עבודה של צוותים בגדלים שונים, כולל כאלו המונים עשרות משתתפים.

1. 
ממש בפתיחת הישיבה, לפני שנכנסים ללב הדיון:
"מטרת הישיבה הזו היא _____ .
הכוונה המרכזית שלנו בשיחות הקרובות היא _______.
הנושאים שנכללים בפגישה הזו הם ______ והנושאים שאינם נכללים הם _______. "

תנאי הכרחי ולא מספיק לאפקטיביות של שיחה מרובת משתתפים
הינו תיאום ציפיות לגבי מטרת השיחה, מה נכלל בה ומה לא.
בשיחה מורכבת, חוסר בהירות וחוסר מיקוד מקשים על תנועה משותפת ועל התקדמות.

**
2.
כשיש רוב דומיננטי לרעיון מסוים או לעמדה כלשהי:
"עד כה נשמע שכל מי שהתייחס מאמין שזה הדבר הנכון או שכך צריך לעשות.
האם יש מישהו שחושב אחרת?
האם יש מישהי שרוצה להביא דעה שונה או זווית ראייה נוספת?"

לעתים לא פשוט להתבטא בניגוד לדעת הרוב
או לשנות כיוון של כדור שלג שהחל להתגלגל במהירות.

**
3.
אחרי כ-2/3 ישיבה בנושא חשוב מסוים: 
"אני שם לב שעד כה דיברו בעיקר מספר משתתפים. 
חשוב לי לשמוע גם מכאלו שטרם דיברו. 
האם יש משהו שחשוב לכם לומר ?"

אנשים מסוימים צריכים קצת יותר עידוד ואולי אפילו עזרה בפינוי מרחב 
שיסייעו להם ל"היכנס לשיחה".

**
4.
מספר דקות לפני סוף הישיבה:
"לסיום, חשוב לי לשמוע מכל אחד ואחת במשפט או שניים, 
משהו אחד שאתם לוקחים מהשיחה או נקודה מרכזית אחת שאתם ממליצים להמשיך לעבוד עליה.
נעשה את זה בסבב ונתחיל מ____."

הזמנה לדיבור והקשבה לקולות של כל המשתתפים, 
יכולה להיות בעלת ערך עצום גם כשהיא נעשית במהירות ובדקות ספורות.
הסבב המסודר יוצר לאנשים בהירות ומאפשר להם להתכונן לתורם.

**
עד כאן ארבעה כלים הניתנים ליישום מיידי.
אני מקווה שהכלים הללו בעלי ערך עבורכם,
ואשמח לשמוע מכם תגובות, מחשבות או שיתופים…

לתקשורת איכותית בקבוצה ולעבודה אפקטיבית בצוות הובלה, יש השפעה עצומה על הארגון.
כמו דברים רבים אחרים, זוהי מיומנות שניתן ללמוד, לתרגל ולהתפתח בה.

מוזמנים ליצור איתי קשר במייל חוזר או בקישור הבא לקבלת מידע על תהליך ליווי מובנה וייעודי לצוותי ניהול
המשפר את שלושת מרכיבי עבודת הצוות (אפקטיביות, איכות, חיבור)
ומאפשר למידה, תרגול והטמעה במספר מפגשים מצומצם.

שבת של שלום,
חיים מלאים,
רוני ויינברגר

Share on FacebookShare on LinkedInShare on Google+Tweet about this on Twitter