תגית: ניהול זמן

אני אדם מאושר מאז ה-1 בינואר 1990

"אני אדם מאושר מאז ה -1 בינואר 1990, היום שבו ויתרתי על שימוש בדוא"ל.
נהגתי להשתמש בדוא"ל מאז 1975, ונראה לי כי 15 שנות דוא"ל הם די והותר לחיים שלמים.
אימייל הוא דבר נפלא עבור אנשים שתפקידם בחיים הוא להיות בשליטה על העניינים.
On top of things.
אבל לא בשבילי; תפקידי בחיים הוא להיות ב"חלק התחתון" של דברים.
On the bottom of things.

מה שאני עושה דורש שעות ארוכות של לימוד וריכוז מתמשך ובלתי מופרע.
אני מנסה ללמוד תחומים מסוימים של מדעי המחשב באופן מעמיק.
ואז אני מנסה לעבד את הידע הזה באופן נגיש לאנשים שאין להם זמן ללימוד כזה.

עם זאת, חשוב לי לתקשר עם אלפי אנשים בכל רחבי העולם בזמן שאני כותב את ספריי.
אני גם רוצה לתת מענה לאנשים שקוראים את ספרי ושיש להם שאלות או הערות.
מטרתי היא לעשות תקשורת זו ביעילות, אחת לתקופה. לדוגמא – יום אחד בכל שלושה חודשים.

אז אם אתם רוצים לכתוב לי לגבי נושא כלשהו, השתמשו בדואר רגיל ושלחו לי מכתב לכתובת הבאה:
Prof. Donald E. Knuth
Computer Science Department
Gates Building 4B
Stanford University
Stanford, CA 94305-9045 USA.

יש לי מזכירה נפלאה שעוברת על הדואר הנכנס ובוחרת מתוכו את אותם נושאים שאותם אני מצפה לקרוא בדחיפות.
כל השאר מועבר ל"שטח אחסון" זמני שאותו אני מרוקן מעת לעת."

**
הטקסט המקורי נכתב באנגלית ע"י פרופסור קנוט' ומופיע באתר שלו. בדיוק כאן.
הקטע בעברית הינו תרגום חופשי שלי.
זוהי דוגמא מעוררת השראה בעיני.
180 מעלות מתרבות האימייל/פייסבוק/אינסטוש/וואטסאפ/סנאפצ'ט/טוויטר וכו'
שבה מקדשים זמינות מלאה, חיבור מתמיד ותגובה מיידית לכל פנייה, הפרעה והסחת דעת.

(** הדוגמא מתוך הספר – Deep Work / Cal Newport )

חיים מלאים. היום.

Share on FacebookShare on LinkedInShare on Google+Tweet about this on Twitter

ז' ניסן – 36% האחוזים הגבוהים שלך

על פי עיקרון פארטו,
ב 20% מהזמן שלנו אנחנו משיגים 80% מהתפוקה שלנו או מהדברים החשובים שלנו.
ב 80% מהזמן את כל יתר ה – 20% .
אם מסתכלים על 80% הנותרים ומפעילים עליהם שוב את עיקרון פארטו 80/20,
ב 20% “העליונים” שם משיגים שוב 80% מהתפוקה שנותרה.

כשמנרמלים את זה יוצא שב 16% (20% מתוך 80%)
משיגים 16% (80% מתוך 20%).
זאת אומרת שב 36% (20 + 16) משיגים 96% תפוקה (80 + 16).

בואו נמשיך.

ל- 20% “התחתונים” מתוך 80% המייצרים את התפוקה הנמוכה יותר (16% תחתונים מתוך ה 100%)
יש ערך שולי, אפסי או שלילי.
זאת אומרת שב 16% מהזמן שלנו אנחנו מייצרים תפוקה אפסית ואולי אפילו יוצרים נזק.

בואו נתרגם את זה למספרים ברורים:
בשבוע עבודה שבו 45 שעות עבודה (תשע שעות ביום X חמישה ימים).

"36% השעות הגבוהות" המייצרות את 96% מהתפוקה
תסתכמנה לקצת יותר מ 16 שעות עבודה שבועיות.

"16% השעות הנמוכות" המייצרות תפוקה זניחה, אפסית או שלילית
תסתכמנה לקצת יותר מ – 7 שעות עבודה שבועיות.
לשם הבהירות – שעות האוכל או ההפסקה אינן חלק מהשעות הללו
מכיון שלאוכל ולהפסקה יש ערך שהוא הרבה מעבר לזניח או שלילי.

נותרנו עם "48% שעות רגילות"
שאינן נכללות בקבוצת האיכות הגבוהה או בקבוצת האיכות הזניחה -שלילית.
48% אלו מתורגמים לכ 21.5 שעות שכנראה אחראיות ל 4% מהתפוקה שלנו.

*****

כמה משמעויות:

1. בשליש מהזמן שלנו (36%, כ- 16 שעות עבודה) אנחנו סוגרים 96% ממה שחשוב שיקרה בשבוע.

2. חלק מהזמן שלנו (16%, כ – 7 שעות) מוקדש לדברים שעדיף לא לעשות בכלל.
עצם העשייה לא מועילה ולפעמים אפילו מזיקה. אי-עשיית כלום באותן שעות כבר מהווה שיפור.

3. כמעט מחצית מזמן העבודה שלנו ( 48%, כ- 21.5 שעות)
מוקדשת לדברים שהערך המוסף שלהם מסוים,
לא גבוה במיוחד אך כנראה גם לא אפסי או שלילי.

4. יכול להיות שיש משהו מתסכל בכך שב 48% מהזמן שלנו אנו משיגים 4% מהתפוקה,
אך יש בזה גם משהו מאוד משחרר:
ראשית, לא יקרה כלום אם לא נהיה במיטבנו שם.
לא בכל רגע נתון חשוב שנהיה הכי חדים או אפקטיביים.
שנית, 48% אלו הם למעשה הצדקת החשיבות והלגיטמיציה לזמן איכותי
שבדרך כלל מקבל פחות תשומת לב:
מנוחה, משחק, למידה, שוטטות, ספורט, יצירה, חשיבה, מערכות יחסים, ניסוי וטעייה וכו'
(אלא אם כן כבר ספרנו אותו בקבוצת ה – 36%).

*****

תרגומים מעשיים:

1. זיהוי 20% השעות העליונות קריטי.
איפה, במי ובמה אתם הולכים להשקיע את אותן תשע שעות השבוע?
דאגו שהן תיכנסנה ליומן ושמרו עליהן היטב ! (המלצה: קחו לפחות אחת מתוך התשע לתכנון).

2. זיהוי 16% השעות הגבוהות (שמתחת לעליונות) חשוב מאוד.
למה ולמי אתם רוצים להקדיש את שבע השעות הללו?

3. 36% זה מספיק !
אפשר לעצור כאן. עוד או יותר זה לא בהכרח עדיף או יותר טוב.

4. הוצאה לפועל של שעה מתוך קבוצת ה 36% היא סיבה למסיבה.
לעצור ולחגוג.
הזיהוי חשוב אך העשייה היא זו שמקדמת את הדברים הכי חשובים לכם.

5. זיהוי 16% השעות התחתונות הוא קריטי.
היפטרו מהן מהר ככל האפשר.
פעולות ביטול / דחייה / שינוי השעות הללו יכול לייצר ערך מיידי בעצם אי עשייתן.
פחות זה יותר !

6. 48% השעות שנשארו מחזיקות את החופש והאיזון שלכם.
אפשר להתחיל לנשום ולהתרווח.
הדברים החשובים כבר מטופלים.
אפשר להפסיק את המירוץ, להישען אחורה, לחגוג, להנות, להירגע.
כל מה שיגיע מכאן הוא בונוס.

7. בחירות 48%-16%-36% (חשיבות גבוהה, חשיבות שלילית, חשיבות מסוימת)
הן מהבחירות היותר חשובות שתעשו השבוע.
בחירות עם הרבה כבוד.
לעצמכם ולאחרים.

8. כמו ענפי ספורט אחרים, בתחילה זה קשה, מאולץ ולא נוח.
אחרי זמן מה מתרגלים, מתישהו מתחילים להנות
ואז מגיע שלב שלא מבינים איך היה אפשר בלי זה.

9. באופן דומה ניתן להתבונן בשבוע מלא 24X7 ולזהות את השעות שבו:
(60 שעות בעלי חשיבות גבוהה,
27 שעות בעלי חשיבות שלילית,
80 שעות בעלי חשיבות מסוימת).

10. החשיבות וההשפעה של 48%-16%-36% בשבוע מלא רק עולה ומתגברת.
הן בגלל בגלל מספר השעות והן בגלל חשיבות התחומים (מעבר לעבודה…).

*****

כמה מילים אישיות:

תוך כדי השבוע התחושות שלי היו מעורבות:
חלק מהדברים נמרחים,
אחרים תקועים,
לכמה דברים שתכננתי לא הגעתי,
כמה קונפליקטים,
מצב הרוח משתנה ועוד.

ואז… כשאני עוצר להתבונן על השבוע שחלף,
אני שם לב שהרבה אנרגיה הושקעה ב "36% הגבוהים" שלי:
חלק מ "ה 36%" שלי היו מתוכננים מראש,
אחרים התגלו וקיבלו מקום תוך כדי השבוע.
בין היתר היו שם:
כמה אינטראקציות אישיות (לפעמים בנות 5 דקות),
תשומת לב והקשבה לנושא חשוב,
עצירה לעיכול, למחשבה ולתכנון,
זמן שקט,
נוכחות עם אנשים מסוימים,
צפייה במשחק כדורגל,
התמודדות עם קושי,
סגירת עסקה,
צעדים בתוך פרויקט מורכב ועוד.

כשאני עוצר להתבונן על השבוע שחלף מנקודת מבט של 36%,
אני שם לב שאנרגייה משמעותית הושקעה במקומות חשובים.
ולמרות שלא לכל דבר היתה שורה תחתונה,
לא כל דבר ניתן למדידה ולכימות,
לא כל דבר שנעשה היה בשיא האפקטיביות,
או לשביעות רצוני המלאה.

למרות כל זאת…
יש משהו מרגיע, משמח ומחזק,
בידיעה ששיחקתי במגרש של ה 36% שלי השבוע.
כשאני רואה שלצדי היו שם עוד חברים ושותפים,
יש בזה משהו מרגש וממלא.
הכרת תודה גדולה.

חיים מלאים. יום יום.

Share on FacebookShare on LinkedInShare on Google+Tweet about this on Twitter

ט"ז אדר א' – שתי שיטות לניהול זמן

שיטה א' לניהול זמן:
20% מיילים.
20% ישיבות.
20% וואטסאפים והודעות.
20% מעברים בין דברים ומרדף אחרי הזנב של עצמך.
20% טלוויזיה, פייסבוק, יוטיוב, Ynet וכו'.
20% להתמקד במה שבאמת חשוב בעבודה.
20% אוכל, שינה, פעילות גופנית, למידה, מערכות יחסים, השקעה בעצמך.

הוראות לשיטה א':
– לפעול לפי סדר הרשימה.
– להיות מחובר וזמין כל הזמן. לכל דבר ולכל אדם.
– בכל פעם שנכנס משהו לעצור הכול ולתת לו עדיפות.
– אם לא מספיקים הכול לקצץ את הדברים שבתחתית הרשימה.

**
שיטה ב' לניהול זמן:
30% להתמקד במה שחשוב.
20% טיפוח תנאים מיטביים: מנוחה, תזונה, פעילות גופנית, מערכות יחסים וכו'.
20% למידה משמעותית.
20% לשיקול דעתך. כולל משחק, תחביבים, חגיגות וכו'…
10% כלום. מרחב פתוח. שוטטות.

הוראות לשיטה ב':
– לפעול לפי סדר הרשימה.
– לשמור על ניתוק מהסביבה ועל נוכחות מלאה עם הדבר או האדם שבוחרים לתת לו תשומת לב כרגע.
– בכל פעם שנכנס משהו חדש לבדוק האם הוא מספיק חשוב ולפעול בהתאם.
– אם לא מספיקים הכול לקצץ את הדברים שבתחתית הרשימה.

**
שתי מיומנויות קריטיות:
1. ניהול "השקעות תשומת לב".
2. סינון רעשים.

חיים מלאים. יום יום.

Share on FacebookShare on LinkedInShare on Google+Tweet about this on Twitter

ה' טבת – "השילוש הקדוש"

ניהול קונפליקטים:
1. להיכנס לפחות קונפליקטים.
2. לפתור קונפליקטים שנכנסת אליהם יותר מהר.
3. להיות פחות מושפע מקונפליקט קיים שפתוח.

מכירות:
1. לגייס לקוחות חדשים.
2. להפחית עזיבת לקוחות.
3. להגדיל מכירות ללקוחות קיימים.

ניהול זמן:
1. להקדיש יותר זמן לדברים חשובים.
2. לצמצם זמן המושקע בדברים לא חשובים.
3. לנצל טוב יותר את הזמן המוקדש לדברים חשובים.

כסף:
1. להגדיל הכנסות.
2. להקטין הוצאות.
3. לנצל יותר טוב כסף קיים.

בריאות:
1. תזונה.
2. פעילות גופנית.
3. שינה ומנוחה.

מצויינות:
1. להתחיל משהו חדש שמקדם.
2. להפסיק משהו קיים שמגביל.
3. לשמר ולשפר משהו קיים ובעל ערך.

***
5% שיפור באחד המרכיבים בתחום מסוים אפשרי ולפעמים אפילו קל.
זה מצריך בחירה, תשומת לב ומחויבות.

5% שיפור בכל שלושת המרכיבים של תחום מסוים,
מביא לקפיצת מדרגה (הרבה יותר מ 15%) באותו תחום.

האנרגייה הנוצרת משיפור משולב בתחום מזינה את עצמה ומתעצמת.
מומנטום הנוצר ומתגבר לאורך זמן מביא לטרנספורמציה מופלאה.

**
זה לא "בשמיים".
בוחרים תחום חשוב.
מפנים זמן.
מקדישים תשומת לב.
בונים תכנית.
עושים צעד ראשון.
חוגגים התקדמות וממשיכים.

ב-21 ימים אפשר לראות תוצאות ולחוות התחלה של שינוי.

חיים מלאים. יום יום.

Share on FacebookShare on LinkedInShare on Google+Tweet about this on Twitter