תגית: החלטות

4 כלים לעבודה אפקטיבית בצוותים

אחד האתגרים המרכזיים של צוותי עבודה, 
ביניהם גם צוותי ניהול והובלה של אנשים מנוסים ובכירים,
הינו היכולת לקיים שיח אפקטיבי במהלך פגישות מרובות משתתפים.

שלושה מרכיבים חשובים בפגישות מהסוג הזה:
1. אפקטיביות השיחה, התקדמות וקבלת ההחלטות.
2. עומק החשיבה ואיכות הדיון.
3. מידת החיבור וההשתתפות של כלל הנוכחים.

ניתן לפגוש שלושה מצבים נפוצים בקרב צוותים שעובדים ביחד:

מצב א – דיונים "תקועים ומבוזבזים":
זמן ואנרגיה מתבזבזים בפגישות משותפות ללא התקדמות.
לא מתקבלות החלטות ולא מתפתח שום דבר חדש ומשמעותי בדיון

מצב ב – דיונים "מהירים ושטוחים":
לכאורה הדיונים אפקטיביים והחלטות מתקבלות במהירות.
במקרים רבים זה בא על חשבון עומק חשיבה 
ובהסתמך על מספר מצומצם של משתתפים ונקודות מבט.

מצב ג – דיונים "מעמיקים ללא שורות תחתונות":
הדיונים מעמיקים וכוללים נקודות מבט שונות ומגוונות,
אך ללא סגירה של דברים וללא קבלת החלטות.

וישנו גם מצב ד – הרצוי והפחות מצוי בקרב צוותים:
מצב שבו צוותים מצליחים להתקדם (אפקטיביות) ביחד (השתתפות) 
תוך שמירה על איכות דיון גבוהה (עומק חשיבה).

**
להלן ארבעה כלים מעשיים לקידום שיח אפקטיבי, איכותי ומשתף בקבוצה.
הכלים מיועדים לפגישות עבודה של צוותים בגדלים שונים, כולל כאלו המונים עשרות משתתפים.

1. 
ממש בפתיחת הישיבה, לפני שנכנסים ללב הדיון:
"מטרת הישיבה הזו היא _____ .
הכוונה המרכזית שלנו בשיחות הקרובות היא _______.
הנושאים שנכללים בפגישה הזו הם ______ והנושאים שאינם נכללים הם _______. "

תנאי הכרחי ולא מספיק לאפקטיביות של שיחה מרובת משתתפים
הינו תיאום ציפיות לגבי מטרת השיחה, מה נכלל בה ומה לא.
בשיחה מורכבת, חוסר בהירות וחוסר מיקוד מקשים על תנועה משותפת ועל התקדמות.

**
2.
כשיש רוב דומיננטי לרעיון מסוים או לעמדה כלשהי:
"עד כה נשמע שכל מי שהתייחס מאמין שזה הדבר הנכון או שכך צריך לעשות.
האם יש מישהו שחושב אחרת?
האם יש מישהי שרוצה להביא דעה שונה או זווית ראייה נוספת?"

לעתים לא פשוט להתבטא בניגוד לדעת הרוב
או לשנות כיוון של כדור שלג שהחל להתגלגל במהירות.

**
3.
אחרי כ-2/3 ישיבה בנושא חשוב מסוים: 
"אני שם לב שעד כה דיברו בעיקר מספר משתתפים. 
חשוב לי לשמוע גם מכאלו שטרם דיברו. 
האם יש משהו שחשוב לכם לומר ?"

אנשים מסוימים צריכים קצת יותר עידוד ואולי אפילו עזרה בפינוי מרחב 
שיסייעו להם ל"היכנס לשיחה".

**
4.
מספר דקות לפני סוף הישיבה:
"לסיום, חשוב לי לשמוע מכל אחד ואחת במשפט או שניים, 
משהו אחד שאתם לוקחים מהשיחה או נקודה מרכזית אחת שאתם ממליצים להמשיך לעבוד עליה.
נעשה את זה בסבב ונתחיל מ____."

הזמנה לדיבור והקשבה לקולות של כל המשתתפים, 
יכולה להיות בעלת ערך עצום גם כשהיא נעשית במהירות ובדקות ספורות.
הסבב המסודר יוצר לאנשים בהירות ומאפשר להם להתכונן לתורם.

**
עד כאן ארבעה כלים הניתנים ליישום מיידי.
אני מקווה שהכלים הללו בעלי ערך עבורכם,
ואשמח לשמוע מכם תגובות, מחשבות או שיתופים…

לתקשורת איכותית בקבוצה ולעבודה אפקטיבית בצוות הובלה, יש השפעה עצומה על הארגון.
כמו דברים רבים אחרים, זוהי מיומנות שניתן ללמוד, לתרגל ולהתפתח בה.

מוזמנים ליצור איתי קשר במייל חוזר או בקישור הבא לקבלת מידע על תהליך ליווי מובנה וייעודי לצוותי ניהול
המשפר את שלושת מרכיבי עבודת הצוות (אפקטיביות, איכות, חיבור)
ומאפשר למידה, תרגול והטמעה במספר מפגשים מצומצם.

שבת של שלום,
חיים מלאים,
רוני ויינברגר

Share on FacebookShare on LinkedInShare on Google+Tweet about this on Twitter

מאה החלטות ביום

נניח שאדם ממוצע ישן כ 6-8 שעות בלילה.
זמן הערות היומי שלו אם כך הוא כ 16-18 שעות.
לצורך הנוחות נעגל זאת ל- 1000 דקות
(שהם בעצם 16.6 שעות).
ניתן לחלק את 1000 הדקות הללו,
למאה מקטעים בני עשר דקות האחד (100X10 = 1000).

לאור החישוב, במהלך יום ממוצע,
כל אחד מאיתנו עובר בשעות הערות שלו
כמאה קטעים בני עשר דקות ביממה.
בבית, בעבודה, בנסיעות, בפקקים,
לבד, עם משפחה, עם חברים,
בטלפון, במחשב, מול הטלויזיה, בוואטסאפ,
בשירותים, במקלחת, במטבח, וכו'.
העיקרון ברור.

לצורך ההמחשה:
נסיעה בת כשלושים דקות מכילה שלושה קטעים,
פגישת עבודה בת שעה מכילה שישה קטעים,
סרט קולנוע באורך מלא מכיל 9-12 קטעים וכו'.

**
יציאה מאוטומט

דמיינו לעצמכם החלטה מודעת
שאתם לוקחים בכניסה למקטע בן עשר דקות.
משהו בסגנון "בעשר הדקות הקרובות אני… "
ההחלטה יכולה להיות למקטע הקרוב בלבד,
או לסדרת המקטעים הבאה.

לדוגמא:
בנסיעה בת שלושים דקות
ניתן לבחור לנסוע בבטחה ולהאזין לפודקאסט באורך של כחצי שעה
(החלטה אחת לשלושה מקטעים רצופים)
או לבחור לקיים שיחות טלפון עם מספר אנשים שונים
(כל אדם מהווה למעשה החלטה מודעת שונה).

דוגמא נוספת:
בפגישת עבודה בת שעה,
ניתן לבחור צורך או מטרה שבהם רוצים להתמקד
ואותם רוצים לקדם במהלך המפגש (החלטה לשישה מקטעים).
ניתן גם לחלק את הפגישה למספר מקטעים שונים
שמהם תיגזרנה החלטות תשומת לב שונות.
בפגישה שבה רמת המעורבות שלי נמוכה,
אולי אבחר להקדיש תשומת לב רבה בקטעים מסוימים
ולהתעסק בדברים שונים בקטעים אחרים.

דוגמא שלישית:
בזמן ליווי הילדים לחוג הטניס, הבלט או הכדורסל,
ניתן לקבל החלטה מודעת לנוכחות מלאה איתם
במהלך ארבעה פרקי זמן של עשר דקות
(ללא הצצות בסלולרי או שיחות טלפון).
באותו אופן, ניתן לקחת החלטה מודעת שונה,
גם היא לארבעה פרקי זמן רצופים,
לקניות בסופרמרקט, או לפגישת עבודה טלפונית.
כמובן שתמיד ניתן גם לוותר על החלטה מודעת
ולהעביר את הזמן בקפיצות תשומת לב אקראיות מכאן לשם.

**
מאה מקטעים ופארטו

על פי חוק פארטו (אפשר לקרוא עוד כאן וכאן) הידוע גם כחוק 20-80,
20% מהפעולות שלנו מייצרות 80% מהתוצאות,
20% מההחלטות שלנו הן בעלות השפעה של 80% וכו'.
בהמשך לקו זה, מתוך מאה המקטעים היומיים,
עשרים מקטעים הם כנראה בעלי חשיבות גבוהה במיוחד.
אם "מאה החלטות ביום" נשמע מאיים, מלחיץ או מציף,
למעשה עלינו לקבל רק כעשרים החלטות תשומת לב חשובות.
או פחות.
(בחירה בסרט קולנוע משובח מהווה החלטה אחת למספר מקטעים רצופים).

**

ספרינטים של תשומת לב

כתיבת הפוסט הזה ארכה מספר פרקי זמן רצופים.
היא תוצר של החלטה שקיבלתי ושל מחויבות לתשומת הלב המתאימה לפעולה המסוימת הזו.

מסר מרכזי:

מספר החלטות מצומצם יחסית,
המגיעות ממקום של בחירה מודעת,
כוונה מחודדת ומחויבות לביצוע
יכולות להשפיע על חיינו ועל חיי הסובבים אותנו
בצורה ניכרת, בפרקי זמן קצרים ובאופן יום-יומי.

* הרעיון וההשראה לפוסט הזה נולד מתוך הפוסט 100 Blocks a Day .

 

שבת של שלום,
חיים מלאים. היום.
רוני ויינברגר.

Share on FacebookShare on LinkedInShare on Google+Tweet about this on Twitter

ל' סיון – טרמינולוגייה של ניהול מכונות

ראשים
Headcount
גולגלות
מוחות
משאבי אנוש
Resources
תג ירוק / תג כחול
עובדי קבלן
B32, C46
(תאים בגיליון אקסל)

**
ביטויים מבלבלים המולבשים על בני אדם.
צורות הסתכלות המסייעות לקבל החלטות.
מודלים מחשבתיים המאפשרים לחיות עם ההחלטות.
טכניקות ניהול של מכונות בעידן התעשייתי.

מעבר לטוב ורע.
זה מה שזה.

חיים מלאים. יום יום.

Share on FacebookShare on LinkedInShare on Google+Tweet about this on Twitter

יד' אדר א' – החלטות

ריי דליו מאמין שאיכות חיינו נקבעת ע"י איכות החלטותינו.

שלוש שאלות חשובות:
למי ולמה אתה אומר "כן" ?
למי ולמה את אומרת "לא" ?
מה את עושה ואיך אתה מתנהל כשאתם לא בטוחים אם זה "כן" או "לא"?

**
רעיון ל"מתכון החלטות מנצח":
1. דיוק וחדות בהחלטת "כן" או "לא".
2. תנועה מהירה ומחויבות לביצוע מרגע קבלת החלטת "כן" או "לא".
3. אי-תנועה והמשך חקירה/הקשבה/התבוננות כשלא ברור אם זה "כן" או "לא".

**
אולי יש פה משהו שמזכיר את נוסחת "וורן באפט" להשקעות.
השקעות אנרגיה ותשומת לב.

חיים מלאים. יום יום.

Share on FacebookShare on LinkedInShare on Google+Tweet about this on Twitter